Как вывести рабочие процессы на новый уровень с картой рабочего дня

0
34

 

Если вы видите, что продажи падают, но не понимаете почему, или знаете, что можно лучше, но не знаете как, предлагаем познакомиться с картой рабочего дня. Что это такое, как ее составить и пользоваться, читайте в нашей статье.

Карта рабочего дня — это такой инструмент, который помогает обнаружить слабые места ваших бизнес-процессов или косяки отдельных менеджеров, и в итоге увеличить прибыль. Выглядит она как распорядок дня первоклассника, но чтобы ее составить, придется попотеть.

Как составить карту
Итак, карта — это план на день вашего сотрудника. Чтобы ее составить, надо от и до знать бизнес-процессы внутри отдела. Понятно, что в каждой компании они отличаются, но сейчас мы для наглядности приведем все пункты к общему знаменателю.

Лидогенерация. Сюда входит все, что принято использовать в вашей компании для поиска клиентов: холодные звонки, работа с соцсетями, контекстная и таргетированная реклама в Google.
Подготовка. То, что делает менеджер непосредственно до сделки: изучает прайсы, составляет заявки и коммерческие предложения.
Сделка. В этот пункт закладываем все этапы сделки: звонок, встречу, презентацию товара, отправку компреда, подписание договора.
Обслуживание сделки. Работа с документами после сделки, резервирование товаров на складе, логистика и прочие замечательные штуки.
Форс-мажоры. То, что может отнять время: согласование дополнительных условий сделки, работа с поставщиками, составление претензий.
Все виды отчетов. Еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный — какие у вас еще есть? Кроме того, работа с CRM, визуализация на Dashboard, соответствующие пометки в таск-трекере.
То есть вы заносите весь план на день по минутам в карту рабочего дня, не забывая о перерывах на обед, кофе и соцсеточки — перерывы по-хорошему тоже должны быть регламентированы. Получается такая таблица.

Рабочий день 9:00 — 18:00
Время
Бизнес-процесс
9:00 – 10:00

Ответить на срочную почту, которая накопилась с вечера, и подготовиться к ежедневному собранию: потенциальные сделки, оплаты на сегодня.

10:00 – 10:30

Собрание у шефа.

10:35 – 11:00

Обсудить цены с поставщиком, попросить скидку, предварительно договориться о новом контракте.

11:05 – 11:15

Решить вопрос с доставкой клиенту (проблемы с логистикой).

11:15 – 11:30

Заполнить карточки клиентов в 1С.

11:30 – 11:35

Позвонить клиенту, спросить про доставку.

11:35 – 12:00

Email-рассылка.

12:00 – 12:55

Обед.

13:00 – 14:00

Обзвон клиентов из БД.

14:00 – 14:30

Занести заявки в 1С.

14:30 – 14:50

Расширение заявки, утверждение заявки.

14:50 – 15:00

Отгрузочные накладные.

15:00 – 15:10

Перерыв на какаушко.

15:10 – 16:00

Работа и составление счетов по магазинам.

Примерно так, только на весь рабочий день — ну и с реальными сроками. Кстати, чтобы сроки получились действительно реальными, лучше проконсультироваться по таймингу с кем-нибудь из менеджеров. И не забывать добавлять время на переключение между задачами.

Но это еще не вся карта рабочего дня: в итоговом варианте должна быть еще одна колонка — с комментариями эксперта.

Подготовлено по материалам источника

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь