AlmaCRM:К чему следует быть готовым, если хочешь сменить CRM-систему?

0
64
сменить CRM-систему

Введение нового инструмента в ваш бизнес является захватывающим процессом, который сделает вашу команду более продуктивной и позволит вашему бизнесу быть более успешным. Перед тем, как начать пожинать преимущества новой системы, необходимо надлежаще попрощаться со старой. А это, в свою очередь, означает, что необходимо переместить документы и записи, всю информацию о контактах и сделках, которую накопили ваши сотрудники, в новый дом.

Мы составили список простых шагов, которые необходимо сделать для легкого перехода к новой системе работы. С помощью простого планирования и нескольких умных советов ваш бизнес будет запущен в работу в кратчайшие сроки.

1 . План для перехода. Первым шагом является построение плана для перехода вашей компании на новую систему. Некоторые из существующих программ имеют встроенные разработчиками инструменты, предназначенные, для упрощенного импорта больших объемов данных. Если новая система имеет в своем функционале такие же инструменты, какими вы пользовались ранее, вам все же необходимо дополнить их вспомогательными инструментами, которые есть в системе, вводимой вами в эксплуатацию. Большинство существующего программного обеспечения имеет функции переноса данных, но не все эти функции одинаково хороши для разных наборов данных. Убедитесь, что вы решили использовать для импортирования информации подходящие именно для вашего вида данных инструменты.

2 . Установите дедлайн (предельный срок выполнения).  Исходя из того, что вы знаете, чего вы хотите, необходимо выбрать сроки для окончательного перехода на новую систему работы. Будьте реалистами в прогнозировании времени. Если вы используете стандартные критерии импорта данных или у вас небольшое количество информации для перемещения, процесс может пройти быстро, на протяжении нескольких часов. Если же вы осуществляете перенос всей информации компании одновременно, стоит поставить более длительные временные рамки для такого процесса. Вы должны понимать, что реализация процесса импорта всех данных в CRM систему может занять большое количество времени, но перенос базовой информации может пройти значительно быстрее, в зависимости от размера вашей команды и сложности проекта.

3 . Запустите старую систему, пока новая система не будет готова. Не позволяйте процессу перехода остановить работу всей вашей команды. Деловой мир продолжает двигаться, независимо от того, что происходит у вас на фирме. Так что подготовьте своих сотрудников к тому, что они будут работать параллельно прохождению данного процесса.

Составьте план, согласно которому ваши менеджеры по продажам смогут найти необходимую информацию для выполнения своей работы во время процесса перехода. При переходе на новую CRM систему, вам стоит определить, кто из сотрудников сможет иметь возможность добавлять контакты, редактировать процесс прохождения сделки, а также ее статус. Перспективное планирование означает, что вы столкнетесь с минимальным количеством нестыковок в процессе последующей рутинной работы.

4 . Создайте резервную копию. Ваша компания должна всегда принимать меры по защите данных о клиентах и должна иметь резервную копию всей необходимой информации. Вам стоит выделить некоторое время на обновление всех имеющихся резервных копий, прежде чем начать перемещение данных. Если вы хорошо спланировали свои действия, шансы потерять важную информацию очень низкие. Но не забывайте, что всегда есть вероятность системного сбоя или технической неполадки, застрахуйте себя от этого.

5 . Почистите данные, накопленные за годы работы. Этот процесс — эквивалент уборке дома для вашей базы данных. Сейчас самое время, чтобы выявить и удалить дубликаты контактов, пересмотреть существующую информацию в целом и избавиться от ненужной. Это стоит делать до того, как вы перенесете данные в новую систему, ведь весь процесс запущен для того, чтобы начать работу с чистого листа и пользоваться корректными данными в новой системе CRM.

6 . Протестируйте процесс перехода на новую систему. Разбейте вашу информацию на несколько архивов. После того, как у вас будет создан первый архив для переноса данных, попробуйте загрузить этот файл в новую систему. Это даст вам возможность протестировать процесс переноса данных в небольшом масштабе. Необходимо потратить время, чтобы убедиться, что вся переносимая информация появилась в нужном месте, перед тем как отправить на импорт все остальные данные. Загрузка небольшого количества информации позволит вам определить изменения, которые должны быть сделаны на ранней стадии процесс

7 . Наслаждайтесь вашей новой CRM системой. После того, как все необходимые данные перенесены в новую систему, проведите последние тесты и дважды проверьте, что все находиться на своем месте. Ознакомьте персонал с аспектами нововведенного в процесс работы программного обеспечения. Затем расслабьтесь и наслаждайтесь тем, насколько успешнее стал ваш отдел продаж с помощью внедренной CRM системы.

подготовлено по материалам источника