Как можно организовать своё рабочее время, чтобы всё успевать

0
48
тайм-менеджмент
как правильно организовать рабочее время

Необходимость правильно организовать свое время, обычно приходит в результате неутешительных итогов отсутствия этой организованности.

Рано или поздно, а вы приходите к мысли, что настолько устали, что уже ничего не хочется. Поэтому, чтобы снизить затраты времени на работу и повседневную рутину, при этом оставаясь эффективным и бодрым, необходимо освоить тайм-менеджмент.

Нужно ли загонять себя в рамки?

Многим тайм-менеджмент кажется неимоверно скучным и загоняющим в рамки. Однако, если применить основы планирования на практике, то спустя короткий период времени, вы обнаружите, что жизнь стала куда проще.

Вы все успеваете вовремя, меньше прокрастинируете и чувствуете моральное удовлетворение от проделанной работы.

Я итак все смогу, главное не лениться!

Я всегда относила себя к тому типу людей, которым никакой тайм-менеджмент не нужен, ведь я итак все успею. Стоит только поработать сверхурочно, взять работу на дом и уходить попозже, а приходить пораньше.

Но каждый раз сталкивалась с тем, что «отпахав» очередную неделю просто валилась с ног и ничего не хотела. После открытия своего бизнеса у меня в голове прочно засело ощущение, что свободное время и вовсе испарилось в неизвестность. Я все время была кому-то нужна по «очень важному вопросу», все дела были «неотложными», нужными «еще вчера». Отработав год в таком режиме, без выходных, больничных и праздников, я была выжата, как лимон.

Еще через полгода, я поймала себя на мысли, что мне не хочется делать вообще ничего. Приниматься за новое дело было каторгой. И я прилагала массу усилий, чтобы заставить себя.
Свой бизнес я в итоге закрыла. И главной причиной стало то, что я устала(тут бы другое словцо, но цензура) что-то решать. Так, некогда любимое мной свое дело, стало для меня ненавистной каторгой.

И меня очень беспокоил вопрос, почему у меня и на работе и при управлении бизнесом, одна и та же проблема. Я пришла к выводу, что пора решать вопрос нехватки времени.

Как это было.

Мне на самом деле очень повезло. Ибо совершенно неожиданно мне предложили работу на фрилансе. Должна заметить, что фриланс представляет собой гибрид своего бизнеса и работы на «дядю». Его огромным преимуществом для меня стал тот факт, что именно работа в домашних условиях требует наивысшей степени самоорганизации и планирования времени. По крайней мере для меня проще было переключиться, если я знала, что еду в офис и там должна быть погружена в работу с головой.

Когда ты работаешь дома, то окружающим кажется, что у тебя появился вагон свободного времени. Меня особенно поймут женщины, у которых есть дети. Домашние имеют такую раздражающую особенность, как постоянно «дергать» тебя по пустякам. Но ведь то, что ты работаешь дома вовсе не означает, что ты не на работе. Все эти фотографии красивых мам с умиротворенным лицом за ноутбуком и тихо играющие дети-откровенное враньё! Еще большее, чем работа под пальмой.

В моем случае все осложнялось тем, что я работала в новой для меня нише и должна была постоянно учиться, работать и успевать домашние дела. Первое время я по-старинке действовала привычным методом. Мой день представлял из себя «винегрет» из литров кофе, требующих каждые 5 минут чего-то «срочного» детей, попыток успеть написать необходимое количество статей днем и неизбежного делегирования дел на ночь. Через месяц такого «графика» я снова обросла кучей дедлайнов, «мешками» под глазами и раздражающей бессонницей. Про мои нервные срывы можно написать целую статью, а потому тут расписывать это, я не буду.

Как «обуздать» время.

1.Определи ценность времени.

Для начала придется понять, что время подобно деньгам. Оно более ценно и при этом мы привыкли его тратить не задумываясь. Ибо считаем его чем-то неизмеримым. Да, у нас есть часы, секундомеры и прочее, но тратим мы его так, словно оно в избытке и менее ценно, чем деньги. Все дело в том, что время нельзя «пощупать» . Это сравнимо с тем, как легко мы расстаемся с деньгами, когда оплачиваем покупку кредитной картой. Мы очень легко тратим неосязаемое. В том и состоит главная проблема. Поэтому первое, что я сделала, я посчитала свое время подобно тому, как считают деньги.

Определяем ценность.

Когда вы встаете утром, то вы бодрее, когда наступает вечер и ночь, то сосредоточиться сложнее.
Мне не очень нравились ранние подъемы, ибо я постоянно засиживалась до поздней ночи. Однако приняв решение внести глобальные перемены в планирование времени, пришлось научиться вставать утром.

Для того, чтобы чувствовать себя бодрой пташкой, а не угрюмой совой по утрам, достаточно неделю ложиться спать раньше на полчаса обычного засыпания. У меня этот отсчет начинался сначала с 4 часов ночи, потом с полчетвертого и так далее, пока я не достигла отметки в полдвенадцатого . Потом еще неделю необходимо заводить будильник не позже чем на 7-8 утра. Спустя две недели таких перестроек, глаза сами собой открываются с утра пораньше, а мозг готов соображать быстрее. Ценность утреннего времени самая высокая.

2.Как спланировать бюджет времени.

С 7 утра до 12 дня мозг наиболее хорошо соображает и это время необходимо отводить на самые сложные дела, которые требуют умственных и физических усилий. В эти часы вы успеваете в 2-3 раза быстрее все, за что бы не взялись. Поэтому, составляйте на утро более плотный график, ведь времени у вас действительно достаточно в этот период.

День, который длится с 12 до 18 часов, можно определить, как время средней ценности. Вы менее активны, чем утром, но все еще бодры. Этот участок времени я распределяю на выполнение запланированных и продуманных утром дел.

Например, если утром я запланировала большую статью и расписала ее по пунктам, заранее продумав что именно и в какой последовательности написать, то днем сажусь ее писать. Я не трачу утренние часы на написание статей. Я их формирую , чтобы в менее активное время написать все то, что пришло в голову утром.

Время с 18 до 21 часа подходит для мелких и рутинных дел. В это время я забиваю предложку в группе, или заполняю таблицы. Это механическая работа, которую можно совместить с прослушиванием аудиокниг в моем случае. Оставшиеся часы я посвящаю всяким домашним делам. В 12 я обязана лечь спать и никто не смеет меня остановить. Выключаются мессенджеры, социалки и телефон.

3.Как не растратить время впустую.

После того, как определена ценность времени, стоит посчитать на что вы его тратите и сколько. Согласитесь, что вы не платите за мелочь в магазине, вроде чупа-чупса или коробка спичек, баснословные суммы. На спички вы готовы потратить два-три рубля и будете возмущены, если у вас за тот же коробок запросят сто рублей.

А теперь осознайте тот факт, что когда вы тратите время, то на тот же коробок спичек вы тратите 500 рублей. Тогда как его реальная ценность равняется 2 рублям. Звучит нереалистично, но если взять например, задачу в виде заполнения таблицы.

Скучная, кажущаяся совершенно ненужной, таблица, в ценность которой лично вам не верится. А сделать ее надо. И вы начинаете наливать себе чай, курить, мыть кружку, просматривать ленту в соцсетях. Все, что угодно, лишь бы оттянуть время до того, как придется сесть за проклятую рутину. В итоге выходит, что на заполнение таблицы, равному 20 минутам, вы тратите по 2-3 часа. Что в переводы в минуты 120-180 минут. Ого? А если в день у вас 2-3-4 рутины, на 20 минут каждая, сколько вы тратите? Стоит ли удивляться, что в 3 часа ночи ты все равно заполняешь таблицу и ненавидишь мир.

Как я решила этот вопрос

Я завела себе блокнот на рабочем столе, в котором записывала педантично каждый свой перерыв, каждое задание, которое выполняла, вплоть до мытья посуды. И теперь я точно знала, что мой перерыв на налить кофе или покурить длился не 5 минут, как я полагала, а минимум 10. В итоге за день набегала приличная сумма времени. Или на беспрестанное «дай игрушку», «налей молока» или разними драку между двумя сорванцами, уходило примерно столько же. А потому, я пришла к выводу, что могу оптимизировать это время. Я отметила частоту своих перерывов и установила промежуток, когда я могу себе это позволить. При этом комбинировала действия, чтобы успевать больше.

Если вам очень не хочется делать что-то, тогда предложите себе бонус за выполнение. Например, ненавистную мне таблицу я стала делать с энтузиазмом и приступать к ней быстрее, просто заменив рутину на совмещение приятного и полезного. Именно, при заполнении таблицы, я всегда слушаю интересную книгу или концерт.

Если же вы не можете комбинировать, то вознаграждайте себя после выполнения. Например, чем-то вкусным. Но всегда оставляйте бонус на после выполнения работы, а не устраивайте себе «сеансы утешения чашкой кофе» перед тем, как приступить.

4.»Война» за время.

Ели я смогла себя заставить ценить время, то окружающих по прежнему ценность моего времени мало волновала. Львиная доля моего времени тратилась впустую. и пришла пора принять меры. Мне нужно было делегировать своим «подчиненным» часть домашней рутины. Я начала с того, научила своих детей простой истине, что либо они ждут до определенного часа, когда я могу сделать то, что они хотят. Либо позаботиться о себе самостоятельно . Это было воспринято, как глупая шутка. Однако я просто перестала реагировать на их просьбы в неурочное время. Я не реагировала ни на вопли, не на разлитое по полу молоко и когда поиск чистой кружки у старшего сына не увенчался успехом, он брезгливо сморщившись, сам помыл себе кружку. Однако спустя неделю выдался день, когда делегирование детям, сэкономило мне около часа. И вечером, я весело провела время с ними, объяснив им предварительно то, что мы тратим более интересно сэкономленное время, именно благодаря им. Спустя две недели, мои дети самостоятельно могли налить себе молока, сделать бутерброд. А совместное стояние в углу научило их разрешать свои конфликты тише и без моего, хм, участия.

Научитесь говорить твердое «нет»! Это и правда, очень важно. Посчитайте, сколько времени вы тратите на то, что могли бы и не делать. На пустую болтовню по телефону или ожидания в очереди. Ищите» финансовые» бреши вашего времени и устраняйте их.
Возле каждой задачи, которую я выполняла, обозначалось время. А вечером я подводила итоги каждого дня и считала, сколько затрачено и насколько эффективно.

Спустя месяц таких подсчетов, выработалась привычка замечать в процессе выполнения, сколько я трачу примерно и анализировать: не много ли и как сократить?

5.Не планируйте слишком много разных задач.

Когда ты держишь все в фокусе, то тратишь гораздо меньше времени на переключение между делами. Поэтому стоит распределять задачи таким образом, чтобы они были схожи по своей сути. Если вы планируете рутину, то составляйте список необходимых дел из рутины. Если вы планируете встречи, и их у вас больше 2-3, то планируйте так, чтобы они шли одна за одной. если у вас есть необходимость выполнить несколько разноплановых заданий, то группируйте их так, чтобы они делились на сегменты.

Например, на утро у вас все необходимые встречи и звонки, на день у вас подготовка документов, на вечер рутина. это позволит оставаться максимально сконцентрированным на определенном настрое. Что в свою очередь позволит экономить время на переключение и концентрацию внимания.

6.Контроль.

Когда вы делегируете, убедитесь, что не тратите время понапрасну. Стоит убедиться, что тот, кому вы делегируете, действительно понимает как это сделать. Иначе вам снова и снова придется тратить время на то, чтобы исправлять ошибки и объяснять заново.

Проще один раз потратить время на подробные объяснения, отработку возражений. И после этого, стоит попросить человека рассказать, что именно из ваших объяснений он понял и как собирается действовать. Если человек понял вас не совсем верно, объясните ему, что именно он понял не так и как это нужно на самом деле.
А потом спросите его еще раз, как он собирается действовать и в какие сроки.

Сколько людей на работе постоянно заняты переделыванием одних и тех же задач по нескольку раз, только потому, что сразу не было контроля. Контроль, который был тщательно осуществлен с первого раза, экономит массу времени.

7.Отдых.

Это то, что должно быть у вас несмотря на все апокалипсисы этого мира. Отдых -это то, что заряжает вас, позволяет «перезагрузиться». Находите для себя время. Не только на сон, а на то, чтобы побыть со своими любимыми занятиями, изучением нового или просто размышлениями. Установите для себя минимальное количество времени, которое требуется вам на отдых и отыщите в каждом вашем дне место для себя. Сон со счетов тоже сбрасывать не стоит. Ибо время, которое мы тратим на сон, оно не уходит в никуда. Напротив, время, которое правильно распределено на сон, как капитал, который приносит дивиденды, выраженные в бодрости и повышенной эффективности.